Une communication professionnelle n’est pas réservée aux grandes entreprises. Vous n’avez pas besoin d’avoir 35 salariés, un service marketing complet et des brain-storming tous les matins pour donner une image sérieuse de votre activité.
Professionnaliser sa communication consiste surtout à passer d’actions réalisées au fur et à mesure des besoins à une communication cohérente, organisée et suffisamment structurée pour être facilement reproduite dans le temps.
Avant de tout refaire, commencez par regarder ce que vous avez déjà. Un audit de communication consiste à faire l’état des lieux de vos différents supports pour identifier ce qui fonctionne, ce qui manque et ce qui doit être amélioré.
Site internet, réseaux sociaux, fiche d’établissement Google, signature email, devis, présentations commerciales, brochures, cartes de visite… rassemblez les principaux endroits où votre entreprise communique et comparez-les. Vos coordonnées sont-elles encore à jour ? Votre offre est-elle présentée de la même manière partout ? Certains supports utilisent-ils encore une ancienne identité visuelle ? Le ton employé correspond-il à l’image que vous souhaitez transmettre aujourd’hui ?
L’objectif n’est pas de trouver suffisamment de défauts pour justifier de tout jeter. Professionnaliser votre communication ne signifie pas repartir de zéro. Conservez ce qui fonctionne et identifiez ce qui mérite réellement d’être amélioré.
Votre entreprise doit ensuite être capable d’expliquer clairement ce qu’elle fait. Votre positionnement définit notamment l’offre que vous proposez, la clientèle à laquelle vous vous adressez, le besoin auquel vous répondez et la manière dont vous souhaitez vous différencier. À partir de cette base, définissez quelques messages clés qui pourront être repris sur vos différents supports : qui êtes-vous ? Que proposez-vous ? À qui ? Quel problème résolvez-vous ? Qu’est-ce qui caractérise votre approche ?
Cela ne signifie pas copier exactement le même paragraphe partout. Votre présentation peut naturellement s’adapter au contexte. En revanche, votre site ne devrait pas donner l’impression de découvrir une entreprise différente de celle présentée sur votre profil LinkedIn ou votre plaquette commerciale.
Si vos couleurs sont actuellement choisies « à peu près comme ça » et que votre typographie dépend de celle qui vous plaisait le plus sur Canva au moment de concevoir votre support, il est grand temps de poser quelques règles.
Votre identité visuelle comprend votre logo et ses différentes variantes, vos couleurs, vos typographies, vos éléments graphiques, votre style photographique ou encore la manière dont ces éléments sont associés. Ces règles peuvent être regroupées dans une charte graphique, qui servira ensuite de référence lors de la création de nouveaux supports. Pas besoin d’un document gigantesque. L’objectif est surtout qu’un nouveau visuel, une présentation ou une page de votre site puisse être créé demain sans avoir à réinventer son apparence.
Votre communication ne se limite pas aux supports que vous considérez comme « de la communication ». Chaque endroit où une personne rencontre ou interagit avec votre entreprise constitue un point de contact : votre site, un résultat Google, une publication, un email, un formulaire, un devis, une facture, un appel téléphonique ou encore un rendez-vous.
Professionnaliser votre communication consiste donc aussi à créer une certaine continuité entre ces différentes expériences. Une identité visuelle impeccable perd une partie de son intérêt si le devis envoyé ensuite semble provenir d’une autre entreprise. De la même manière, un site particulièrement rassurant ne compensera pas forcément une brochure commerciale très amateur. Le client doit progressivement retrouver la même entreprise dans son apparence, son discours, ses informations et sa manière d’interagir avec lui.
Une communication professionnelle doit également être facile à reproduire. Vous pouvez créer des templates, c’est-à-dire des modèles réutilisables, pour vos publications, présentations, propositions commerciales, emails ou documents clients. Vous gagnez du temps tout en conservant une certaine cohérence.
Pensez également à vos processus : où sont stockés vos fichiers ? Comment sont organisées leurs différentes versions ? Quelles étapes précèdent une publication ? Comment traitez-vous une nouvelle demande de contact ? Quels documents devez-vous envoyer à un nouveau client ? Même lorsqu’on travaille seul, quelques règles évitent de passer vingt minutes à rechercher le fameux Présentation-finale-V4-révisé-définitive-validée.pdf.
Professionnaliser sa communication, ce n’est donc pas seulement améliorer ce que voient vos clients. C’est aussi mieux organiser la manière dont vous produisez cette communication.
Publier uniquement lorsqu’une idée vous traverse l’esprit peut fonctionner quelque temps. Cela devient généralement plus difficile lorsque votre activité se développe.
Une ligne éditoriale permet de définir les sujets dont votre entreprise souhaite parler, son ton et la manière dont elle les aborde. Un calendrier éditorial permet ensuite d’organiser les contenus à produire et à publier.
Il ne s’agit pas de planifier chaque publication sur 3 ans. Déterminez plutôt quelques thématiques importantes, une fréquence que vous pouvez réellement maintenir et les éventuelles campagnes ou temps forts que vous souhaitez anticiper. Votre organisation doit vous aider à communiquer régulièrement, pas devenir une nouvelle activité à temps plein (dans ce cas, il sera judicieux de sous-traiter cette tâche à une agence comme Abysse).
Une communication professionnelle devient également progressivement pilotable. Définissez quelques KPI (vos indicateurs de performance), en fonction de vos objectifs : demandes de devis, prospects générés, trafic du site, ventes, taux de conversion ou encore provenance de vos clients.
Vous pourrez alors commencer à répondre à des questions très utiles pour l’amélioration de vos actions de communication. Quel canal vous apporte réellement des prospects ? Quels contenus participent à vos résultats ? Où certaines personnes abandonnent-elles leur parcours ? Quelle action mérite davantage de temps ou de budget ?
Vous n’avez pas besoin de mesurer chaque clic effectué sur votre site. Vous avez surtout besoin de suffisamment d’informations pour prendre de meilleures décisions.
Professionnaliser votre communication ne signifie pas nécessairement la confier entièrement à une agence. Certaines actions peuvent parfaitement rester en interne si vous disposez des compétences, du temps et des outils nécessaires pour les maintenir correctement. Pour d’autres besoins plus techniques ou stratégiques, l’intervention d’un professionnel peut devenir intéressante : identité visuelle, création de site, stratégie, publicité, photographie, tracking…
Une agence de communication comme Abysse peut également intervenir uniquement sur certaines parties : construire une identité, structurer une stratégie ou créer des supports et des modèles que vous pourrez ensuite continuer à utiliser vous-même.
L’objectif n’est donc pas de déléguer pour déléguer, mais de déterminer ce que vous avez intérêt à conserver en interne et ce qui mérite réellement une expertise extérieure.
Une communication professionnelle n’est pas celle qui possède le plus d’outils, de documents ou de processus. Au contraire, elle devient généralement plus simple à gérer parce que les principales décisions ont déjà été prises.
Vous savez comment présenter votre entreprise, quelles règles graphiques respecter, où trouver vos modèles, quels contenus produire et quels résultats observer.
Professionnaliser votre communication ne consiste donc pas à donner à votre entreprise l’apparence d’une structure plus importante qu’elle ne l’est. Il s’agit surtout de construire une communication cohérente, organisée et suffisamment maîtrisée pour que chaque nouveau support ne vous oblige pas à repartir de zéro.
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